Dokumentenverwaltung

Eine sorgfältige Dokumentenverwaltung ist unerlässlich für den Erfolg eines Projekts. Hierfür bietet der ProjektManager zwei Varianten:

·         Interne Dokumentenverwaltung: Diese Option eignet sich besonders für Büros ohne übergeordnete Dokumentenstruktur. Die Dokumente werden so innerhalb der mb-Projekte gespeichert. Sie können beim Archivieren optional berücksichtigt werden und stehen nach dem Auspacken eines Archivs wieder vollständig zur Verfügung.

·         Externe Dokumentenverwaltung: Diese Option ist ideal, wenn eine bürospezifische Dokumentenstruktur vorhanden ist, in die die Daten der mb WorkSuite integriert werden sollen. Der Pfad zur bürospezifischen Dokumentenstruktur wird im mb-Projekt eingetragen. Dieser Link wird mit dem Projekt archiviert. Die Originaldokumente sind in dem Fall im Archiv nicht enthalten, sondern nur deren zum Zeitpunkt der Archivierung in der Projekt-Datenbank geladenen Versionen.

Die Auswahl zwischen interner und externer Dokumentenverwaltung erfolgt bereits beim Anlegen eines Projekts.

In beiden Fällen werden eingefügte Dateien in der Projekt-Datenbank gespeichert. Soll eine überarbeitete Fassung der Datei ausgetauscht werden, muss die Datei erneut importiert werden. Wird dagegen in der Eingabe die Option „automatisch aktualisieren“ verwendet wird die Datei bei jeder Neuberechnung erneut eingelesen und aktualisiert. Dies kann jedoch zu Inkonsistenzen führen.

Über das Register „Dokument“, Schaltfläche „Pfad ändern“ kann bei einem vorhandenen Projekt die Art der Dokumentenverwaltung geändert bzw. der Pfad angepasst werden.

Hinweis: Wird von der internen auf eine externe Dokumentenverwaltung umgeschaltet, muss zunächst das interne Dokumentenverzeichnis geleert und die Inhalte extern abgelegt werden.

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Siehe auch:

Neues Projekt anlegen